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Ce qu’il faut savoir avant un voyage d’affaires à l’étranger

Ce qu’il faut savoir avant un voyage d’affaires à l’étranger
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L’organisation est cruciale quand il s’agit de partir en voyage d’affaires à l’étranger, que ce soit dans un pays européen ou sur un autre continent. En effet, il y une foule de choses à mettre en place avant le jour J. Par conséquent, il vaut mieux commencer par préparer son planning en détail. Le pays et la ville de destination, les adresses de rendez-vous et celui de l’hôtel méritent d’être passés en revue. Avant le départ, il faut impérativement vérifier les documents de voyage (passeport, visa, carnet de vaccination…) soient à jour.

Anticiper les problèmes et prendre le temps de choisir

Pour que le séjour se déroule avec le moins d’imprévus possible, il est conseillé de faire le plus tôt possible. Les professionnels en conseil de voyage d’affaires recommandent de s’y prendre entre huit et six semaines avant de départ. Ce point est d’autant plus important que si la destination est lointaine. Par ailleurs, réserver plus tôt permet de profiter des prix les plus bas et de choisir les prestataires de service.

Il est aussi judicieux d’opter pour un trajet modifiable et remboursable si les dates du voyage sont susceptibles d’être modifiés, et de se renseigner sur la distance entre la gare ou l’aéroport et des moyens de transport disponibles. Concernant l’hébergement, il vaut mieux faire confiance à un hôtel reconnu et de lire les avis sur la qualité du service dans les forums de discussion. Se documenter sur les usages dans le pays n’est également pas superflu.

Ce qu’il faut faire juste avant le départ

Le missionnaire qui part en voyage d’affaires doit aussi pouvoir s’organiser de façon à ce qu’il puisse réaliser son travail dans les délais impartis. Pour cela, éviter les aller-retour aux quatre coins de la ville est fortement recommandé. L’idéal est donc de centraliser tous les rendez-vous au même endroit. Cela peut se faire en classant dans son agenda les événements importants de la mission en fonction des horaires, puis de faire une liste des besoins, notamment en matière de transport et de matériels.

Les experts en conseil en voyage d’affaires recommandent aussi d’imprimer toutes les réservations et de garder à portée de main les documents dont on aura besoin immédiatement à l’arrivée. Un plan de la ville permettra de trouver facilement l’hôtel et les restaurants, et de faire un tour si le temps le permet. La valise personnelle doit être prête au moins un jour avant le départ. Le jour J, il est fortement conseillé de partir tôt pour arriver à temps à l’aéroport et éviter ainsi le fameux stress du voyageur.

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